تصمیمات استراتژیک مدیران ، تأثیر عمیقی بر فنا یا بقای سازمان دارند. وظیفه اصلی مدیران ارشد سازمان ها ، برآوردن نیازهای آتی زیرمجموعه بر اساس تصمیم سازی و تصمیم گیری استراتژی بهینه است. مدیران کلان ، تصمیمات راهبردی و محتوای آن را در سازمان ها تعیین می کند. راهبرد ،در واقع یک سفر فکری از شناخته ها به ناشناخته هاست.
راهبردها ، جنبه ها و جلوه های متفاوتی دارند که با آگاهی از این وجوه ، می توان راهبرد مدیران موفق را تشخیص داده و از آنها درس گرفت و با توجه به شرایط ، راهبردی مناسب برای مواضع خود یافت . میتزبرگ- اندیشند مدیریت – معتقد است که طراحی راهبردی به سه صورت انجام می گیرد:
· ریسک جویانه
· تطابقی
· مدون و بر اساس برنامه
برخی محققان مدیریت نیز طراحی راهبردی انفعالی را قبل از طراحی راهبردی ریسک جویانه می پردازند که در زیر به توضیح مختصری از هر یک از چهار صورت یاد شده می پردازیم.
طراحی راهبردی انفعالی
شعار مدیرانی که این گونه می اندیشند ، چنین است: « هر چه پیش آید خوش آید » گاهی مدیران دولتی ( در رده های اجرایی و میانی ) ، از این گونه طراحی راهبردی و در حقیقت از استراتژی « باری به هر جهت » استفاده می کنند. از شاخص های این گونه سازمان ها ، ریخت وپاش های زیاد ، موازی کاری ، بوروکراسی وسیع ، تورم نیروی انسانی و فعالیت های غیر منطقی و غیر عملی است.
طراحی راهبرد به شیوه تطابقی
در این روش ،مراد از تطابق دادن سازمان با شرایطی است که در هر زمان بر آن تحمیل می شود. در این روش ،مدیر از روی ناچاری و باری به هر جهت کار نمی کند، بلکه همراه با تغییرات محیط ، قدم به قدم جلو میرود. مدیرانی که از این نوع طراحی راهبردی بهره می برند ، معمولاَ کار خود را با سرمایه زیادی آغاز نمی کنند و مدام به نیازهای مراجعان و مشتریان توجه دارند. مدیران تطابقی ، آهسته و فقط در مواقع ضروری قدم بر می دارند. یک مدیر ریسک طلب ممکن است بی پروا در برابر رقبا قد علم کند ، در حالی که در روش تطابقی ، مدیر در برابر اقدامات رقبا به دفاع محتاطانه می پردازد.
طراحی راهبرد به شیوه طرح ریزی و مدون
در این روش ، مدیر ، یک چارچوب دقیق برای تصمیم گیری ترسیم و مسیر اقدامات را حتی المقدور و به وضوح و صراحت بیان می کند. این گونه مدیران ، محیط و سازمان خود را مرتباَ و به طور دقیق تجزیه و تحلیل کرده و برنامه ای مدون تهیه می کنند که به موجب آن آگاهانه با رخداد ها مقابله می کنند.
وجه تمایز چهار شیوه یاد شده ، نقطه اتکا و محور هر یک از روش هاست که در روش ریسک کردن ، جدیت بر ریسک کردن ، در روش تطابقی ، بر تطابق با محیط و در روش مدون بر بررسی محیط قرار دارد ، ولی در روش انفعالی (یا همان الله بختکی ) محور مشخصی وجود ندارد.
البته اینگونه نیست که همیشه تنها یکی از این چهار روش وجود داشته باشد ؛ وضعیت پنجم و ششم یا وضعیت های ترکیبی هم وجود خواهد داشت.
ممکن است در هر زمان یکی از راهبردها ، قابلیت پذیرش یا اجرا داشته باشد. در کشور ما ، روش های انفعالی ، ریسک جویانه و تطابقی رایج تر است و در هر حال انتخاب و طراحی راهبرد ها ، به شرایط زمانی و مکانی بستگی دارد
اشتباهات مديران منابع انساني
نويسنده: مهرداد جهانديده كاظمپور
چكيده
اين مقاله به مهمترين اشتباهات مديران منابع انساني و كاركنان در رابطه با مديريت عملكرد ميپردازد و د ر رابطه با پرهيز از اين اشتباهات رايج الگويي ارائه ميكند. اين مقاله سعي دارد، تا بازگو نمايد كه چگونه فرآيند مديريت عملكرد با رويكردي نوين و كاربردي، سازمان را در جهت تشخيص مشكلات عملكردي و در نتيجه از ميان برداشتن موانع در قالب الگويي هفت عامله، حمايت ميكند.
ده اشتباه رايج ارزشيابي، اشتباهات رايج دپارتمانهاي منابع انساني در خصوص فرايند و اجراي ارزشيابي، ماهيت، بهبود، مشكلات و الگوي ارزشيابي عملكرد مباحث اين مقاله را تشكيل ميدهند.
كليدواژه(ها) : ارزشيابي؛ مديريت عملكرد؛ ارزيابي عملكرد
1- مقدمه
نميتوان سنجيد اما نسنجيده عمل كرد. بسياري از مديران امروزه به دلايل متعدد دچار روزمرگي (مودا) شده و در نتيجه فعاليتهاي فاقد ارزش افزوده انجام ميدهند كه تكرار انجام آنها منجر به باورهاي غلط ميشود. اين مقاله سعي دارد مهمترين اشتباهات مديران منابع انساني و كاركنان را در رابطه با مديريت عملكرد بيان نمايد و د ر رابطه با پرهيز از اين اشتباهات رايج الگويي ارائه كند.
همزمان با گرايش سازمانها به سوي رقابت، تكنولوژي و مديريت و ترقي اقتصاد نوين، فشار در جهت ايجاد لبه برنده طرحهاي استراتژيك براي سازمانها افزايش مييابد. اين طرحها جهت اجرا نياز به روش فوق العادهاي دارند تا سازمانها را در صدر رقابت ابقا نموده و به طور پيوسته براي سازمان، صاحبان سهام و تمامي ذينفعان ذيربط، ايجاد ارزش نمايند.
خوشبختانه سازمانها در اين دهه يا حتي در اين چند سال اخير دست از خيالبافي برداشته و امروزه به طرقي در حال ايجاد ارزش ميباشند. وليكن در جاده منتهي به ارزش افزوده، با موانعي برخورد مينمايند كه تا همين اواخر كسي حتي فكرش را هم نميكرد. سهم قابل توجهي از اين موانع از پارادايمهاي ذهني مزمن، باورهاي غلط و گاه اشتباهات مديران نشأت ميگيرد. ذكر اين نكته ضروري است كه حتي بهترين فرآيند مديريت عملكرد طراحي شده، تنها زماني اثربخش خواهد بود كه متناسب با سبك رهبري، سبك مديريت، باورهاي مديران و كاركنان و فرهنگ سازمان ذيربط باشد. اين مقاله سعي دارد، تا بازگو نمايد كه چگونه فرآيند مديريت عملكرد با رويكردي نوين و كاربردي، سازمان را در جهت تشخيص مشكلات عملكردي و در نتيجه از ميان برداشتن موانع در قالب الگويي هفت عامله، حمايت ميكند. اين مقاله شامل چهار بخش است. در بخش اول ده اشتباه رايج مديران كه موجب اشتباه در ارزشيابي عملكرد ميشود مطرح ميگردد. در بخش دوم طي بررسيهاي به عمل آمده در دپارتمانهاي منابع انساني، به رايجترين اشتباهات مديران منابع انساني اشاره خواهد شد. سپس در بخش سوم پيرامون بهبود عملكرد مواردي مطرح خواهند شد و نهايتاً در بخش چهارم جمعبندي و نتيجهگيري خواهيم كرد.
2- ده اشتباه رايج ارزشيابي
1- صرف وقت بيشتر براي ارزشيابي عملكرد نسبت به طرحريزي عملكرد و يا نسبت به ارتباط كاري موجود ارزشيابي عملكرد، نقطه پايان يك فرآيند پيوسته است . فرآيندي كه مبناي آن ارتباط مطلوب ميان مدير و كارمند است. بنابراين به جاي ارزشيابي در پايان سال، وقت بيشتري را بايد صرف پيشگيري از مشكلات عملكردي نمود. هنگامي كه مديران در طول سال رويه مثبتي را اتخاذ ميكنند، ارزشيابي ساده و آسان خواهد بود.
2- مقايسه كاركنان با يكديگر: چنانچه ميخواهيد موجب پديد آوردن احساسات منفي شويد، به روحيه كاركنان خود آسيب بزنيد و در آنها به گونهاي نامطلوب چنان حس رقابتي بوجود آوريد كه توان كار گروهي را از دست دهند، آنان را درجه بندي نموده يا با هم مقايسه نماييد. اين شگردي تضمين شده است. بدين ترتيب مدير نه تنها موجبات اصطكاك ميان كاركنان را پديد ميآورد، بلكه خود، هدف اصلي اين كينه توزي قرار ميگيرد.
3- فراموش كردن اين مطلب كه هدف از ارزشيابي، پيشرفت است، نه سرزنش كردن: ما بدين منظور دست به ارزشيابي ميزنيم كه به بهبود عملكرد كمك كنيم، نه آن كه مقصر بيابيم و سرزنش كنيم. مديراني كه اين امر را فراموش ميكنند اعتماد كاركنانشان و حتي سازگاري آنها را از دست ميدهند.
4- باور به اين كه فرم نرخ ارزيابي وسيلهاي است عيني و بازتاب دهنده واقعيت به طور منصفانه: بسياري از مديران براي ارزشيابي كاركنان از فرمهاي نرخ ارزشيابي استفاده ميكنند، چرا كه نسبت به گونههاي ديگر ارزشيابي سريعتر انجام ميگيرد. واقعيت اين است كه اگر از دو شخص بخواهيد يك كارمند را ارزشيابي كند، احتمال تطابق نتايج بسيار اندك است و اين نشان ميدهد اين شيوه ارزشيابي تا چه حد ذهني است. اين مطلب را بارها و بارها به خود گوشزد كنيد. نرخها ذهني هستند. فرمهاي نرخ ذهني است، عيني نيست.
5- استفاده صرف از ارزشيابي براي تعيين حقوق كاركنان: بسياري از مديران چنين ميكنند. آنان تنها هنگاميكه بخواهند افزايش حقوق كاركنان را تأييد يا رد كنند، دست به ارزشيابي ميزنند. اما بايد به خاطر داشت كه ارزشيابي عملكرد براي «بهبود عملكرد» است نه فقط براي حقوق (گو اين كه برخي ميپندارند، تنها براي حقوق است) هر شخصي؛ صرف نظر از اين كه مسأله پول (حقوق) در ميان باشد يا خير، نياز به بازخورد در زمينه شغلي خود دارد
مراحل اجرایی مدیریت جامع کیفیت
اجرای مدیریت جامع کیفیت باید تدریجی و طی مراحلی انجام گیرد. از زمان زمان تصمیم به اجرای آن تا ادغام کامل با کار روزمره کارکنان سالها طول می کشد. هیچ راه میان بری برای کوتاه کردن این فاصله زمانی وجود ندارد. برای پیاده کردن مدیریت جامع کیفیت الگوهای اجرایی مختلفی به وجود آمده است اما بهترین الگوی اجرایی وجود ندارد. برای اجرای مدیریت جامع کیفیت در جمهوری اسلامی ایران یک الگوی شش مرحله ای ارائه می شود اما باید توجه کنیم که مرز بندی کاملاً مشخصی بین این مراحل وجود ندارد و در حین اجرا نیز سازمانهای مختلف ممکن است این مراحل را با سرعتهای متفاوت طی کنند. شروع صحیح اجرای مدیریت جامع کیفیت و صبر و شكيبايي شرط اول موفقیت می باشد.
مراحل اجرایی مدیریت جامع کیفیت
*مرحله آگاهی
در این مرحله توانائی های بالقوه موجود برای اجرا شناسایی می شود و درباره اجرای مدیریت جامع کیفیت تصمیم گیری به عمل می آید. در پایان این مرحله باید مدیریت ارشد درک روشن و کاملی از مدیریت جامع کیفیت و روشهای جامع کیفیت و روشهای دستیابی به آن پیدا کند;بدین منظور شرکت در دوره های آموزشی مطالعه مقالات و کتابهایی درباره مدیریت جامع کیفیت ضروری می باشد. تشکیل یک تیم کاری متشکل از مدیران ارشد برای ارزیابی سازمانی و تهیه پیشنهادی برای تصمیم گیری درباره اجرای مدیریت جامع کیفیت لازم است.
زمانی که مدیران ارشد تعهد خود را به اجرای مدیریت جامع کیفیت نشان دادند باید به سوالات کارکنان درباره ضرورت تغییر پاسخ دهند. باید باب بحث و گفتگو در سازمان باز شود و مدیریت ارشد با ارائه دلایل انتخاب مدیریت جامع کیفیت ارشد با ارائه دلایل انتخاب مدیریت جامع کیفیت و نتایج مورد انتظار از اجرای آن، زمینه پذیرش آن را در کارکنان به وجود آورد.بنابراین مرحله آگاهی مرحله ایجاد آمادگی برای تغیر می باشد. این مرحله معمولاً بیش از یک سال طول می کشد.
*مرحله کسب دانش و مهارتها
در این مرحله پایه های مدیریت جامع کیفیت ریخته می شود;بدین معنی که ابزار و روشهای ارتقای مستمر کیفیت آموزش داده می شود;برای ایجاد جو فرهنگی مناسب جهت پرداختن به ارتقای کیفیت برنامه ریزی می شود;اولین علائم کار تیمی ظاهر می شود و بلاخره سازمان به سنجش و پایش کیفیت اقدام می کند.
کارهایی که در این مرحله باید انجام گیرد عبارتند از:
ایجاد صلاحیتهای لازم در مدیریت از طریق آموزش ابزار و فنون ارتقای مستمر کیفیت و دانش ارتقا
ایجاد صلاحیتهای لازم در کارکنان از طریق آشنایی با فلسفه و اصول مدیریت جامع کیفیت ویژکیهای فرایندها و اهمیت کار تیمی برای ارتقای آنها
ارزیابی فرهنگ سازمانی به منظور تغییر در فرهنگ سازگار با ارتقای مستمر کیفیت;بدین منظور باید برنامه ای تدوین و اجرا گردد که در سایه آن جو اعتماد و ارتباط روشن بین مدیران و کارکنان ایجاد شود.
مشخص کردن مشتریها و تعیین نیازها و انتظارات آنان.هر واحد باید فرایندهای کلیدی و مشتریهای آنها را تعیین کند سپس از طریق گفتگوی مستقیم یا کسب پس خوراندهای منظم و نیازها و انتظارات مشتریها تعیین کند.
انتخاب یک روش ارتقای کیفیت;روش FOCUS-PDCA پیشنهاد می شود.
تشکیل تیمهای ارتقای کیفیت و آموزش آنان
ارتقای تعدادی فرایند کلیدی جهت کسب تجربه
*مرحله برنامه ریزی بلند مدت مدیریت جامع کیفیت یک فلسفه مدیریتی جامع بلند مدت و پویا می باشد.برای استفاده از منافع کامل آن باید برنامه ریزی بلند مدت به عمل آید،در این مرحله کارهای زیر انجام می گیرد:
یک ارزیابی درونی کیفیت برای تشخیص نقاط قوت و ضعف
تعیین رسالت و دورنمای سازمان
تعیین اهداف بلند مدت و استراتژی های دستیابی به آنها
تدوین شیوه ارزشیابی برنامه
باید برای تحقق این مرحله از مراحل اجرایی فرهنگ سازمانی با ارزشهای اساسی مدیریت جامع کیفیت سازگار باشد.وجود جو اعتماد ،تفکر قدرت بخشیدن به کارکنان و مشارکت آنان در ارتقای فرایندها،اعتماد به کار تیمی و بهبود عملکرد فرایندها و بطور کلی باور فلسفه مدیریت جامع کیفیت و منافع دراز مدت آن از شرایط اساسی برای برنامه ریزی استراتژیک تلقی می شوند;بنابراین مرحله دوم یعنی مرحله کسب دانش و مهارت تا زمانی ادامه می یابد که جمیع شرایط برای ورود به این مرحله فراهم گردد.
*مرحله برنامه ریزی تفصیلی در این مرحله همه بخشها و واحدهای سازمانی بر اساس برنامه بلند مدت،برنامه های یک ساله تدوین می کنند.در این مرحله بخشها و واحدها باید کارهای زیر را انجام دهند.
فرایندهای اساسی خود را تعیین کنند.
مشتریهای فرایندها را مشخص کنند.
نیازها و انتظارات مشتریها را تعیین کنند.
فرایندهایی را برای ارتقا انتخاب کنند.
اهداف اختصاصی ارتقا را تنظیم کنند.
تیمهای ارتقای فرایندها را تشکیل دهند.
نشانگرهای ارتقای کیفیت را تعیین کنند.
*مرحله اجرا در این مرحله بخشها و واحدها برنامه های سالانه خود را اجرا می کنند.در این مرحله باید کارهای زیر انجام شود:
تیمهای ارتقا فرایندهای خود را ارتقا دهند.
یک سیستم ارتباطی منظم و قوی برای انتقال تجربیات ایجاد شود.
یادگیری در عمل ترغیب شود.
موانع و مشکلات ارتقای فرایندها از میان برداشته شود.
یک سیستم تقدیر و تشویق کار آمد به وجود آید.
پیشرفتها پایش شوند.
دستاوردها حفظ شوند.
*مرحله ارزشیابی باید سالانه از برنامه های ارتقای کیفیت ارزشیابی به عمل آید تاعلل موفقیتها و احیاناً شکستها مشخص گردد.اگر چه مدیران و کارکنان اغلب از نتایج مثبت اجرای برنامه ها بیشتر خوشحال می شوند ولی تجربیات مثبت و منفی هر دو آموزنده می باشند.هر تجربه منفی شاید فرصت بیشتری را برای کسب تجربه و یادگیری فراهم کند.
اهم عناصر ساختاری عبارتند از:
تعهد مدیریت ارشد:
برای رهبری و حمایت از تلاشهای مدیریت جامع کیفیت، فرهنگ سازی و نهادینه کردن آن در سازمان ضروری است.
ساختار حمایتی :
ایجاد یک ساختار مدیریتی جداگانه برای تعیین الويت ها و پایش اجرای مدیریت جامع کیفیت ضروری است. معمولاً شورای کیفیت یا کمیته ارتقای کیفیت به عنوان یک ساختار حمایتی و تسهیل کننده با مشارکت تیم مدیریت ارشد ایجاد می شود.
تیمهای ارتقا:
اگر فلسفه مدیریت جامع کیفیت به درستی درک شود باید در اجرای آن تیمهای فرا بخشي با عضویت صاحبان فرایندها از واحدها و بخشهای مختلف سازمانی تشكيل شوند و سنجش، پایش، کنترل و ارتقای عملکرد فرايند هاي اصلی و کلیدی را به عهده بگیرند.
روش و ابزار ارتقا:
باید برای ارتقای فرایندها یک روش علمی توأم با ابزار ساده و کاربردی وجود داشته باشد و همه مدیران و کارکنان نیز در رابطه با استفاده از روش و ابزار مورد نظر آموزش ببینند.وجود روش و ابزار استاندارد و استفاده از آنها زبان مشترک ایجاد می کند.
روشها و ابزار آماری:
استفاده از روشها و ابزار آماری از جمله کنترل آماری فرایند،برای سنجش،پایش،کنترل و ارتقای عملکرد فرایندها ضروری است به عبارت دیگر ارتقای عملکرد فرایندها باید مبتنی بر حقایق باشد.
مهارتهای انسانی:
چون مدیریت جامع کیفیت یک رویکرد مدیریتی مبتنی بر کارکنان است بنابراین باید مهارتهای لازم برای برقراری ارتباط انگیزش حل تضادها و ... وجود داشته باشد.
روشی برای انتقال صدای مشتریها به داخل سازمان:
برای آن که نیازها و انتظارات مشتریها به ویژگیهای کیفی خدمت تشکیل شود ازquality function deployment استفاده می شود.
مهندسی مجدد فرایند:
گاهی لازم است برای پاسخگویی به نیازها و انتظارات مشتریها فرایندها از نو طراحی شوند;این اقدام را مهندسی مجدد فرایند می نامند.
نظام ارتباطی موثر و کارآمد:
برای اجرای مدیریت جامع کیفیت وجود یک نظام ارتباطی موثر و کارآمد ضروری است.نظام ارتباطی باید حول محور پاسخگویی به نیازها و انتظارات مشتریها (داخلی و خارجی)شکل گیرد. تاروپود همه تلاشهای ارتقای کیفیت و رشته اتصال مغزها و دلهای کارکنان و مدیران نظام ارتباطی است:به همین دلیل در سازمانهایی که مدیریت جامع کیفیت پیاده می شود به کارآمدی نظام ارتباطی اهمیت فوق العاده ای داده می شود.
نظام تقدیر و تشویق:
وجود نظام تقدیر و تشویق موثر و حساس نیز یکی از ساختارهای مورد نیاز برای اجرای مدیریت جامع کیفیت می باشد.اگر چه خود فلسفه فرایندگرا ماهیتاً انگیزش درونی کارکنان را تقویت می کند ولی مدیریت نیز برای نشان دادن علاقه و همایت خود باید مناسب ترین روشها را برای تقدیر و تشویق از تیم های ارتقا انتخاب نماید.هر بار تقدیر یا تشویق مناسب،روح جدیدی در کالبد کارکنان می دهد